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Assistant administratif et d’accueil au sein du Pôle développement culturel et vie associative

La ville d’Arcueil, recrute

Assistant administratif et d’accueil (H/F)

Cadre d’emploi des adjoints administratifs

Au sein du Pôle développement culturel et vie associative, vous effectuez des tâches d’accueil et d’assistance ainsi que le suivi administratif des activités du service Relations publiques.

FONCTIONS :

Suivi administratif et financier :

  • Préparer les réunions en lien étroit avec la Responsable du service
  • Assurer le suivi administratif des activités du service (rédiger des notes de synthèse, des mails et des courriers simples, suivre les relations avec les  services partenaires ou prestataires, gérer et clôturer les courriers reçus sur le logiciel courrier, classer et archiver, tenir le tableau des congés des agents du service,…)
  • Gérer la régie, engager des bons de commandes, vérifier les dépenses, suivre les facturations alimentaires mensuelles
  • Encaisser les règlements et les paiements des salles en qualité de régisseur principal

Accueil du public et des partenaires :

  • Assurer l’accueil téléphonique et physique du public et identifier les demandes

Gestion des stocks, des inventaires et des achats :

  • Vérifier les stocks, effectuer des inventaires et recenser les demandes (des produits d’entretien, de linge, achat du matériel,…)
  • Gérer la cuisine de la salle des réceptions (tenir les inventaires de matériels, établir un état bi hebdomadaire des stocks alimentaires)
  • Organiser les réserves de stocks et de matériel se trouvant sur l’espace Gonzalez,  à l’hôtel de ville et du centre d’hébergement.
  • Remplacer ou acheter en lien avec le responsable de service le matériel et les petites fournitures du centre d’hébergement.

Gestion de la mise à disposition des locaux municipaux :

  • Réserver des salles pour les administrateurs de biens et syndic
  • Poser des options de réservations et les confirmer aux demandeurs à l’aide du logiciel de gestion du service (Agora)
  • Prendre les options et les réservations pour le centre d’hébergement Espace Citoyen (Maison de la Bièvre)
  • Effectuer les états de lieux du centre d’hébergement

PROFIL :

  • Vous avez une bonne connaissance de l’environnement territorial et des règles budgétaires de base d’une collectivité
  • Vous maîtrisez l’outil informatique (pack office, Coriolis…) et les techniques de secrétariat, de l’accueil physique et téléphonique
  • Vous possédez un bon relationnel et une capacité de travailler en équipe et en transversalité avec différents services et partenaires
  • Vous êtes organisé.e et force de proposition et possédez de bonnes capacités rédactionnelles
  • Vous justifiez d’une expérience réussie dans un poste similaire

Merci d’adresser CV et lettre de motivation à Monsieur le Maire, 10 avenue Paul Doumer, 94114 Arcueil Cedex ou par mail à l’adresse suivante : recrutement@mairie-arcueil.fr en précisant l’origine de l’annonce.

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