Assistant.e administratif.ve chargé.e du secrétariat de la DRH

La ville d’Arcueil, recrute

Assistant.e administratif.ve chargé.e du secrétariat de la DRH

(Secteurs recrutement, formation et médecine professionnelle)

Cadre d’emploi des adjoints administratifs territoriaux

Mission :

Assurer toutes les tâches administratives de la Direction des Ressources Humaines (DRH) y compris le secteur Gestion Prévisionnelle des Effectifs, des Emplois et des Compétences (GPEEC) et de la médecine professionnelle.

Fonctions :

MEDECINE PROFESSIONNELLE

  • Gestion des RDV de médecine professionnelle (Organiser les RDV pour les différents types de visites, tenir le planning du médecin, convoquer les agents, tenir un tableau de suivi des visites),
  • Gestion des convocations (organiser avec les responsables des services les conditions de la présence des agents et relancer les agents absents)
  • Suivi global de la médecine professionnelle (Classer les fiches d’aptitude, mettre à jour annuellement le fichier des effectifs pour la transmission au CIG…)

SECRETARIAT DE LA DRH

  • Accueil (Assurer l’accueil physique et téléphonique du secteur, prendre les messages….)
  • Gestion du secrétariat (effectuer les réponses aux demandes d’emploi spontanées par courrier et par mail, effectuer la mise sous pli des convocations des instances paritaires, classement,…)
  • Gestion des demandes d’accueil en stage / d’apprentissage (Transmettre les demandes aux services, répondre aux demandeurs, veiller à la réception des conventions de stage…)
  • Participation au suivi du budget (Réalisation des bons de commandes – d’engagements, suivi des factures…),
  • Participation au suivi des formations (Enregistrer les vœux du personnel en matière de formation formulés lors des entretiens annuels, les absences pour formation dans le logiciel E-SEDIT…)

Profil :

  • Vous avez de bonnes connaissances de l’environnement territorial et du fonctionnement d’une collectivité,
  • Vous maîtrisez l’outil informatique (pack office, Coriolis, outlook,…) et les techniques de secrétariat, de l’accueil physique et téléphonique
  • Vous disposez de bonnes capacités rédactionnelles et de bonnes connaissances des rôles et missions de la médecine préventive
  • Vous êtes organisé.e, discret.e et respectez le secret professionnel
  • Vous justifiez d’une expérience réussie dans un poste similaire

Merci d’adresser lettre de motivation et CV à M. le Maire, 10 avenue Paul Doumer, 94114 Arcueil Cedex ou par mail à l’adresse suivante : recrutement@mairie-arcueil.fr en précisant l’origine de l’annonce.

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